Seu negócio está crescendo, ótimo.
Sua lista de clientes continua aumentando, incrível.
Sua papelada, documentos e contratos estão se acumulando… Isso não é bom.
Um sistema de gestão de documentos é uma solução escalável e eficiente para esse problema.
O que é gestão de documentos?
Gestão de documentos é essencialmente o processo pelo qual você organiza, armazena, rastreia e controla os dados da sua empresa, como documentos, imagens e outros arquivos.
A gestão de documentos é responsável por eles desde o momento em que são capturados, até serem eventualmente excluídos ou destruídos quando já não são mais úteis ou completaram seu ciclo de vida. No entanto, a gestão de documentos também envolve armazenar, editar e compartilhar documentos.
Quando as empresas são pequenas, é fácil gerenciar seus documentos pessoalmente com um sistema baseado em papel ou organizá-los diretamente em servidores por pastas.
No entanto, quando as empresas crescem e se tornam mais complexas, a quantidade de documentos que você precisa lidar diariamente também aumenta.
Portanto, você precisará contar com um sistema de gestão de documentos (SGD) para acompanhar seus documentos de forma eficiente.
O que é um SGD?
Um SGD (sistema de gestão de documentos) é, em outras palavras, um software responsável por armazenar e gerenciar todos os documentos da sua empresa — de apresentações a contratos, planos de negócios etc.
Ele fornece uma plataforma centralizada onde os documentos podem ser capturados, organizados, indexados e armazenados com segurança para fácil recuperação e colaboração.
Sistemas de gestão de documentos são normalmente implantados na nuvem, tornando-se uma opção escalável. Não importa o quanto seu negócio cresça, seu sistema acompanha o volume de documentos.
Ao usar um SGD poderoso, você pode integrar toda sua pilha de ferramentas sem sair da plataforma e, assim, aumentar a eficiência.
Recursos de um SGD
O que faz um SGD ser diferente de aplicativos como Google Drive, onde basta organizar documentos em pastas?
Sim, um SGD armazena todos os seus dados em “gavetas” digitais, mas existem muitos outros recursos que o tornam uma opção mais eficiente para suas necessidades de gestão documental.
Alguns recursos essenciais incluem:
Fluxos de trabalho avançados e personalizados
Um dos melhores recursos de um SGD e ECM é adicionar um fluxo de trabalho personalizado para cada tipo de documento.
O que isso significa na prática?
Um fluxo de trabalho é essencialmente as etapas que um determinado documento deve seguir antes de ser considerado concluído.
Aqui está um exemplo prático: você recebe uma proposta de contratação.
Essa proposta precisa ser revisada pelo RH e pelo CEO, depois ser enviada para o setor contábil verificar se o valor está correto; uma vez revisada, a proposta retorna ao emissor.
Após a confirmação, um contrato é elaborado, e novamente passa por diferentes departamentos para confirmar detalhes, adicionar assinaturas, selos etc.
Depois de assinado, o contrato pode ser finalizado e arquivado.
Se você escolher um ECM como o Dokmee, pode construir esses fluxos de trabalho você mesmo, obter assistência da equipe ou ter um fluxo avançado e personalizado criado para sua empresa.
Opções para aprimorar a segurança
Particularmente em grandes empresas com documentos sensíveis, nem todo mundo deve ter acesso aos mesmos arquivos e dados.
Por isso, é crucial que seu sistema de gestão permita conceder acesso aos membros da equipe para visualizar, editar ou ter controle total sobre os documentos relevantes a eles.
Além disso, você pode encontrar softwares como Dokmee que permitem adicionar marcas d’água aos documentos para garantir sua proteção.
Funcionalidade de retenção de arquivos
Os arquivos se acumulam, e é muito fácil sobrecarregar seu software com documentos desnecessários.
Um recurso de retenção de arquivos permite definir condições específicas para excluir, atualizar ou enviar para uma lixeira de retenção quando não forem mais necessários.
Por exemplo, você provavelmente não quer guardar faturas de 10 anos atrás. Então, pode definir uma condição para todas as faturas dizendo que, após 7 anos sem abrir o arquivo, ele será excluído permanentemente.
Isso permite manter seus dados limpos e relevantes sem precisar passar por arquivos intermináveis para deletar os desnecessários.
Indexação e marcação de metadados
Indexação e marcação de metadados permitem organizar, encontrar e recuperar seus documentos de forma clara e eficiente.
A indexação envolve atributos nos documentos, como tipo, projeto, nome, número de identificação etc., para permitir buscas refinadas.
Já a marcação de metadados adiciona informações descritivas ao documento, como palavras-chave ou tópicos.
Combinando indexação e marcação, você transforma um arquivo estático em um ativo dinâmico e pesquisável, facilmente categorizado, filtrado e gerenciado ao longo de seu ciclo de vida.
Integrações poderosas
Com integrações robustas, seu SGD permite muito mais do que apenas consultar documentos.
As integrações ajudam a manter um fluxo de trabalho fluido, sem pular de uma ferramenta para outra e minimizam o risco de perder arquivos.
Algumas integrações comuns incluem:
Visualizador e editor de documentos robusto
Você deve conseguir visualizar de forma eficaz todos os documentos diretamente no SGD, em qualquer formato.
Além disso, é útil editar os documentos conforme necessário.
Talvez seja preciso assinar, carimbar, completar ou anexar outros arquivos — e se for necessário sair do software para isso, sua eficiência será afetada negativamente.
SGD vs ECM
Um software de gestão de documentos ajuda a gerenciar as informações da empresa armazenando, indexando e capturando documentos para facilitar seu armazenamento e manipulação.
Para empresas menores, um SGD resolve bem e pode fazer maravilhas na eficiência.
Já para empresas maiores ou corporações com muitos departamentos e documentos, ele pode não ser suficiente.
Um ECM (Enterprise Content Management) inclui todos os melhores recursos de um SGD, além de gestão de conteúdo web, gestão de conteúdo social, gerenciamento de registros, gestão de ativos digitais, arquivamento de e‑mail, automação de fluxo de trabalho e muito mais, além de melhores integrações com softwares como CRMs.
ECMs oferecem muitas mais funcionalidades, como:
| Recurso |
SGD |
ECM |
| Armazenamento de documentos |
✔️ |
✔️ |
| Controle de versão |
✔️ |
✔️ |
| Pesquisa e recuperação |
✔️ |
✔️ |
| Automação de fluxos de trabalho |
❌/Limitado |
✔️ |
| Conformidade e gestão de registros |
❌/Limitado |
✔️ |
| Integração com sistemas empresariais |
❌/Limitado |
✔️ |
| Gestão do ciclo de vida de conteúdo |
❌ |
✔️ |
| Gestão de conteúdo web |
❌ |
✔️ |
Funções de um SGD
Mencionamos alguns de nossos recursos favoritos, mas para que serve de fato um sistema de gestão de documentos?
Um SGD tem 5 funções principais:
1. Captura de documentos
Envolve obter documentos e inseri-los no SGD.
Em um sistema em papel, você pegaria o documento e o colocaria na gaveta correspondente.
No SGD, o mesmo vale: você pode digitalizar um documento físico, importá-lo de outra plataforma ou enviá-lo diretamente para o sistema.
2. Armazenamento de documentos
O SGD armazena os documentos nas gavetas digitais pelo tempo que decidir. Você pode acessá-los a qualquer momento para editar, excluir etc.
O diferencial é a indexação e marcação de metadados, que permite organizar documentos com campos personalizados (data, tipo, departamento, cliente, ID do projeto etc.).
3. Edição de documentos
Muitos SGDs permitem edição leve e colaboração, com controle de versão, marcações, anotações, carimbos, assinaturas e check-in/check-out.
Isso garante que os usuários possam atualizar documentos sem sobrescrever alterações de outros, sempre com acesso à versão mais atual.
Um ECM vai além, oferecendo recursos mais integrados de edição em equipe.
4. Recuperação de documentos
A grande vantagem de um SGD é encontrar e recuperar documentos com rapidez e facilidade.
Graças a metadados e indexação, não é necessário lembrar nomes ou caminhos de pastas — basta pesquisar por palavra‑chave, filtrar ou navegar por categorias.
Funcionalidades avançadas, como OCR, permitem encontrar documentos escaneados pelo conteúdo.
Assim, localizar qualquer arquivo é tão simples quanto uma busca, mesmo em milhares de registros.
5. Arquivamento, retenção ou exclusão de documentos
Eventualmente, documentos chegam ao fim de seu ciclo ativo, mas isso não significa que devem ser excluídos.
Um SGD ajuda no arquivamento a longo prazo, movendo documentos inativos para um formato seguro e somente leitura, mantendo a conformidade com normas legais, mas sem poluir o espaço ativo.
Com fluxos avançados, é possível adicionar tags para que os arquivos sejam excluídos ou arquivados após um determinado período desde o recebimento, abertura ou edição.
Benefícios de usar um SGD
Implementar um SGD na sua empresa traz muitos benefícios para eficiência, organização e trabalho em equipe.
Além de economizar tempo e espaço, alguns de nossos principais benefícios incluem:
Aumento da eficiência
Com um sistema baseado em papel ou arranjos digitais simples (como Google Drive ou pastas no servidor), você pode gastar muito tempo diariamente procurando documentos.
Também seria preciso usar vários aplicativos e e-mails apenas para obter uma assinatura ou feedback.
Com um SGD com indexação avançada e integrações, é possível localizar e completar processos em poucos minutos.
A eficiência também melhora com fluxos de trabalho: você não precisa rastrear manualmente quem deve assinar ou revisar o documento — cada departamento recebe notificação, reduzindo o tempo de conclusão.
Auditoria regular de documentos
Seja para auditorias regulares ou pontuais, todos os dados estão acessíveis rapidamente.
Um SGD permite marcar e categorizar arquivos com metadados, tornando fácil recuperar, por exemplo, contratos, faturas, registros de RH ou demonstrações financeiras em segundos.
A maioria dos SGDs também mantém um registro completo (audit trail) automaticamente.
Cada ação é registrada com data, hora e usuário. Com controle de versão, também é possível mostrar a evolução de um documento, o que adiciona transparência. Tudo isso reduz o estresse da auditoria e minimiza riscos de penalidades por conformidade.
Aumento da segurança dos documentos
Em qualquer empresa, muitos documentos são gerados diariamente, mas nem todos devem ser acessados por qualquer pessoa.
Com um SGD, você decide quem pode ver, editar, imprimir ou enviar documentos, protegendo informações sensíveis.
Muitos SGDs e ECMs também permitem visualizar quem acessou determinado documento — essencial em caso de violação de segurança e para provar conformidade com padrões legais ou internos.
Além disso, se os documentos estão na nuvem, o risco de perda ou extravio é drasticamente reduzido.
Melhoria da comunicação dentro da equipe
Em muitas empresas, a má comunicação vem da dispersão de informações. Documentos em drives pessoais, e-mails ou threads longas de chat.
Um SGD centraliza todos os arquivos, garantindo que cada membro trabalhe na versão mais atual. Isso elimina confusões por versões divergentes e garante alinhamento total.
Muitos SGDs oferecem ferramentas de colaboração embutidas, como comentários, atribuição de tarefas, edição em tempo real e notificações de alterações.
Isso possibilita que a equipe comente, acompanhe revisões e trabalhe em conjunto sem a necessidade de trocas constantes de e-mails.
Com a crescente presença de trabalho remoto, ter um hub centralizado é fundamental para que equipes trabalhem de forma eficiente.
Por exemplo, em uma agência de marketing que gerencia várias campanhas, as equipes criativas, gerentes de conta e clientes precisam acessar os mesmos documentos. Com um SGD, todos trabalham em um hub central, controlado e versionado.
Além disso, algumas plataformas registram todos os movimentos em torno dos documentos, garantindo transparência total na empresa.
Criação de fluxos e redução de erros humanos
Como dito antes, documentos geralmente passam por vários departamentos e pessoas, o que aumenta o risco de erros.
Um contrato não é assinado a tempo, uma fatura não é paga, uma proposta não é aprovada…
É fácil se perder em tantas tarefas e deixar algo em segundo plano por muito tempo.
Com um fluxo definido, cada pessoa envolvida é informada no momento certo, evitando falhas e garantindo cumprimento de prazos.
Isso resulta em uma administração mais eficiente e livre de erros.
Onde implementar um SGD?
Dependendo das suas necessidades, você pode implantar seu SGD internamente, na nuvem ou de forma híbrida.
SGD autogerenciado (on‑premises)
O software é instalado nos seus próprios servidores e infraestrutura.
Isso oferece controle total sobre dados, armazenamento e segurança.
Organizações que lidam com informações altamente confidenciais ou que exigem conformidade rigorosa geralmente preferem esse modelo.
Porém, implica responsabilidades como:
-
Gerenciar sua própria equipe de TI para manutenção e atualizações
-
Assegurar segurança física e digital dos dados
-
Cuidar de backup e recuperação de desastres
-
Exige grande investimento inicial em hardware e recursos técnicos
SGD em nuvem
Com o SGD na nuvem, você garante acesso aos arquivos a qualquer hora, de qualquer lugar, útil quando:
-
Há equipes distribuídas ou trabalho remoto
-
Múltiplos departamentos precisam de acesso centralizado
-
A empresa conta com suporte interno de TI limitado
Geralmente oferece atualizações automáticas, backups integrados e escalabilidade, além de redução de custos com hardware e manutenção.
Os dados ficam protegidos por segurança de nível empresarial do provedor.
Além disso, o sistema não cai com quedas de energia ou outros imprevistos — fica online e acessível com internet.
SGD híbrido
Em setores sensíveis, não dá para arriscar vazamentos.
Algumas empresas, como bancos, mantêm parte dos documentos em servidores próprios.
Nesse caso, o modelo híbrido oferece o melhor dos dois mundos: documentos críticos ficam on-premises para maior controle, enquanto dados menos sensíveis vão para a nuvem.
Esse modelo combina segurança com flexibilidade, ideal em setores como finanças, saúde e jurídico.
Por exemplo, bancos podem armazenar registros de clientes e documentos regulatórios localmente, usando a nuvem para marketing e comunicações internas.
Quem precisa de um SGD?
Um SGD é essencial em qualquer negócio que lide com grandes volumes de dados – ou seja, a maioria dos setores.
Embora quase todas as indústrias se beneficiem de um SGD, os seguintes têm maior necessidade devido ao volume, sensibilidade ou exigências regulatórias:
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Governo e setor público
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Manufatura
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Varejo e e-commerce
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Imobiliária e construção
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Jurídico
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Finanças e bancário
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Educação
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Saúde
3 melhores sistemas de gestão de documentos
Dokmee
Dokmee é um ECM e SGD baseado na web que gerencia documentos tanto on‑premises quanto na nuvem.
Você pode guardar todos os documentos em gavetas digitais e acessá-los com rapidez graças à indexação. Também permite editar, carimbar e assinar sem sair do app, além de oferecer drag‑and‑drop para adicionar páginas.
Oferece controle total de arquivos e permissões, várias camadas de segurança (inclusive marcas d’água) e um recurso de auditoria que registra quem abriu, editou ou enviou cada documento.
Com Dokmee, é possível criar fluxos de trabalho complexos manualmente ou com apoio da equipe.
✅ Prós:
-
Disponível em vários idiomas
-
Alto nível de segurança
-
Integrações robustas (DocuSign, Salesforce, Office 365…)
❌ Contras:
DocuWare
DocuWare é uma plataforma de SGD e automação de fluxo de trabalho para médias e grandes empresas.
Permite digitalizar, organizar e gerenciar documentos com solução em nuvem ou local.
Tem recursos como armazenamento, processamento inteligente de documentos e fluxo de trabalho personalizado.
Integra-se com Microsoft Office, Outlook, e diversos ERPs e CRMs.
✅ Prós:
❌ Contras:
.png)
Laserfiche
Laserfiche é uma plataforma de SGD e automação de processos com IA, que oferece formulários eletrônicos, gerenciamento de documentos e analytics.
Permite capturar, armazenar e organizar conteúdo, automatizando processos como aprovações, onboarding e conformidade.
Disponível em nuvem e localmente.
✅ Prós:
❌ Contras:
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Então, devo usar um SGD?
Em resumo: sim.
Em qualquer empresa, os documentos se acumulam, e gerenciá-los manualmente é ineficaz e demanda tempo.
O que um SGD pode fazer pelo seu negócio?
-
✔️ Armazenar documentos
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✔️ Estabelecer fluxos personalizados
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✔️ Arquivar ou excluir arquivos
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✔️ Editar, assinar, carimbar e enviar
-
✔️ Unificar a equipe e a empresa
… e muito mais.
Se você está pronto para começar a gerenciar seus documentos com um SGD ou ECM, experimente o Dokmee e solicite uma demonstração!